Abrir una cuenta bancaria comercial es un paso esencial para asegurar el éxito financiero continuo de tu negocio.
Es importante mencionar que mezclar tus fondos personales y comerciales puede causar problemas legales en el futuro, por lo que es prudente abrir una nueva cuenta para tu negocio en el momento en que comiences a realizar transacciones.
En este artículo cubriremos todo lo que necesitas saber sobre la apertura de una cuenta bancaria comercial, con un enfoque particular en cómo funciona en Virginia.
Nota, sin embargo, que solo estamos proporcionando información general y nada en este artículo constituye asesoría legal o financiera.
Si tienes preguntas específicas sobre lo que deberías hacer en tu situación particular, por favor consulta a tu contador o a un profesional legal experimentado.
Contenido
- ¿Por qué Necesito una Cuenta Bancaria Comercial?
- Documentación Necesaria para Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
- Cómo Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
- Preguntas Frecuentes sobre Cuentas Bancarias Comerciales
- Puntos Clave
¿Por qué Necesito una Cuenta Bancaria Comercial?
Abrir una cuenta bancaria comercial es una manera fácil de organizar tus finanzas y mantener un negocio saludable.
Se recomienda encarecidamente que abras una nueva cuenta bancaria comercial en el momento en que comiences a aceptar o gastar dinero a través de tu negocio.
Cuando inicias un nuevo negocio, deberás seguir algunos pasos específicos para segurarte de que tu negocio cumpla con las leyes estatales y federales.
Uno de estos pasos es obtener un Número de Identificación de Empleador (EIN) federal del Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Una vez que solicites y recibas un EIN, puedes llevar este número al banco local de tu elección para abrir una nueva cuenta bancaria para tu negocio.
Es importante que abras una nueva cuenta bancaria para tu negocio en las primeras etapas de tu emprendimiento para asegurar que mantienes tu responsabilidad limitada.
No separar tus activos personales de los de tu negocio puede aumentar el riesgo de que se te haga responsable personalmente por las pérdidas o deudas de tu negocio.
El término legal para este riesgo es "traspaso del velo corporativo" (piercing the corporate veil), y es un problema muy real e inmediato que tendrás que gestionar.
Para profundizar un poco en este tema, existen dos razones principales para abrir una cuenta bancaria comercial:
- Mayor protección de responsabilidad limitada gracias a la separación de fondos personales y comerciales.
- Beneficios adicionales que facilitan la gestión de tu negocio
Describiremos cada uno a continuación.
Responsabilidad Personal Limitada
La frase "traspaso del velo corporativo" se refiere a una situación en la que un tribunal puede dejar de lado el concepto de responsabilidad limitada y hacer que los propietarios de un negocio sean responsables personalmente por las acciones o deudas del negocio.
Dado que toda la razón de una estructura comercial formalizada es limitar tu responsabilidad personal y financiera, puedes ver por qué esto podría ser un gran problema para tu negocio.
Según la ley, tú y tu negocio son entidades separadas.
Sin embargo, en ciertos casos graves (como si mezclas tus fondos personales con los de tu negocio) un tribunal puede ignorar la responsabilidad limitada de tu estructura comercial y hacerte responsable personalmente de cualquier deuda o obligación que tenga tu negocio.
Esto significa que los acreedores pueden perseguir tus bienes personales, cuentas personales y cualquier otro activo factible para pagar las deudas de tu negocio.
La solución más fácil para prevenir esto es tomar medidas para separar los intereses y activos de tu negocio de tus intereses y activos personales.
Aquí es donde entra en juego una cuenta bancaria comercial.
Las soluciones bancarias para negocios ofrecen protecciones adicionales de responsabilidad limitada al mantener separados los fondos de tu negocio y los fondos personales.
Por esta razón, aunque no estás obligado por ley a abrir una cuenta bancaria para tu negocio, la relativa facilidad con la que puedes hacerlo y los numerosos problemas legales que puedes evitar, hacen que abrir una cuenta bancaria comercial sea un elemento esencial de tus protecciones de responsabilidad personal continuadas.
Beneficios Adicionales de Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
Además de las protecciones de responsabilidad personal, las cuentas bancarias comerciales también abren una variedad de otras oportunidades y herramientas que pueden facilitar la administración de tu negocio.
A continuación, algunos de los beneficios comunes que verás al abrir una cuenta bancaria comercial:
- Finanzas Profesionales: Uno de los principales beneficios de las cuentas bancarias comerciales es que los clientes pueden realizar pagos con tarjetas de crédito y cheques a través del sistema de servicios de comerciantes del banco. Esto ofrece protección de compra a tus clientes y asegura que su información esté segura.
- Manejo Descentralizado de Dinero: Otro beneficio importante es que puedes delegar tareas financieras a tus empleados en lugar de manejarlas tú mismo. Por ejemplo, mientras que podrías tener que hacer un depósito en persona para tu cuenta personal, podrías enviar a un empleado al banco para realizar las tareas bancarias diarias en nombre de tu negocio.
- Opciones de Línea de Crédito: Las soluciones bancarias para negocios usualmente vienen con opciones para abrir una línea de crédito con el banco. Puedes usar este crédito para acelerar el crecimiento de tu negocio mediante la compra de mejoras y otras mejoras que pueden ayudarte a ganar más dinero a largo plazo.
- Los Impuestos son Más Fáciles: Tener una cuenta bancaria separada puede facilitar el cálculo y presentación de tus impuestos al final del año, ya que no tendrás que clasificar y categorizar manualmente los gastos personales y comerciales.
Estos son simplemente los beneficios más comunes, y existen numerosas otras formas en las que puedes aprovechar una nueva cuenta para lograr el éxito financiero continuo de tu negocio.
Documentación Necesaria para Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
La documentación clave incluye información fiscal y prueba de que puedes firmar contratos legalmente en nombre del negocio.
La documentación que necesitarás para abrir la cuenta dependerá en gran medida de la estructura de tu negocio (LLC, S corp., etc.) y de los requisitos específicos del banco con el que estés trabajando.
A continuación, un resumen rápido de las diferencias entre algunas estructuras comunes de negocios:
- Empresas Individuales — Las empresas individuales generalmente no tienen una estructura formal, y por lo tanto tienen requisitos de documentación más bajos al abrir cuentas bancarias comerciales. Generalmente, solo necesitarás tu número de seguro social o tu número de identificación del empleador (EIN) para abrir la cuenta. En algunos casos, también puedes necesitar documentación que demuestre que estás relacionado con el negocio, como una licencia comercial o un certificado.
- Sociedades Generales — Las sociedades sin estructuras formales de negocio generalmente necesitarán el EIN del negocio, una copia del acuerdo de sociedad (que nombre a todos los socios) y un certificado de nombre comercial u otra documentación que muestre el nombre del negocio junto con los propietarios.
- Compañías de Responsabilidad Limitada (LLC) — Como una estructura de negocio más formal, los requisitos de documentación para las LLC son un poco más complicados. Para abrir una cuenta bancaria comercial, generalmente necesitarás el EIN de la LLC y una copia de los artículos de organización, junto con cualquier otro documento que demuestre que puedes firmar contratos legalmente en nombre del negocio.
- Corporaciones — Para abrir una cuenta bancaria para una corporación, generalmente necesitarás el EIN del negocio y una copia de los artículos de incorporación, junto con otros documentos que demuestren que puedes firmar contratos legalmente en nombre de la corporación.
Notarás que hay un tema común en todos estos requisitos de documentación.
Es decir, necesitarás documentación que muestre (1) el nombre y la naturaleza general de tu negocio, (2) que tu negocio está configurado para reportar impuestos e información financiera al IRS, y (3) que tienes la autoridad para firmar documentos legales y abrir cuentas en nombre del negocio.
Mientras tengas documentos que demuestren estos tres factores, deberías poder abrir rápidamente y fácilmente una cuenta bancaria para tu negocio en tu institución financiera preferida.
Cómo Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
Abrir una cuenta bancaria comercial puede llevar tan solo unos minutos de tu tiempo, mientras que los beneficios de hacerlo son inmensurables.
En la mayoría de los casos, elegir el banco y la cuenta que necesitarás abrir será la parte más difícil del proceso de apertura de una cuenta bancaria comercial.
De hecho, el proceso real de abrir la cuenta debería tomar solo unos minutos, ya sea en línea o en persona en tu sucursal local.
A continuación, describimos los conceptos básicos del proceso, pero recuerda que esta lista es solo el proceso general que encontrarás.
Tu experiencia específica puede variar según tu estado y el banco que elijas para abrir una cuenta.
1. Determina qué cuentas necesitarás.
Al igual que con las cuentas bancarias personales, existen varios tipos diferentes de cuentas que deberás elegir.
Dependiendo de las necesidades de tu negocio, puede que necesites abrir una o más cuentas para gestionar adecuadamente todos los fondos que entran y salen de tu negocio.
Específicamente, hay cuatro tipos amplios de cuentas a considerar:
- Cuenta de Cheques Comercial — Una cuenta de cheques comercial es la “cuenta de uso general” que utilizarás para gestionar la nómina, cubrir grandes gastos y, en general, mantener tu negocio funcionando.
- Cuenta de Ahorros Comercial — Algunas empresas eligen almacenar sus ganancias en una cuenta de ahorros de alto interés para obtener ganancias adicionales en sus fondos. Estas cuentas suelen venir con restricciones (como un límite en la cantidad de transacciones) para compensar sus tasas de interés generalmente altas (usualmente entre 0.2% y 1.0% anual).
- Merchant Account — Las empresas que aceptan pagos con tarjeta de crédito y débito deberían configurar una cuenta de comerciante o una solución similar (como Stripe o Square) para procesar estos pagos.
- Línea de Crédito / Cuenta de Crédito Comercial — Las empresas viven y mueren por su flujo de efectivo, y muchas empresas usan cuentas de crédito para ayudar a generar buena voluntad a largo plazo con los bancos. Obtener una línea de crédito puede ayudar a mitigar cualquier problema financiero que puedas tener en el futuro.
Nuestra recomendación general es abrir una cuenta de cheques y una línea de crédito que se ajuste a las necesidades de tu negocio mientras externalizas tus necesidades de cuenta de comerciante a un servicio como Stripe.
Sin embargo, todas las empresas son diferentes, por lo que a menudo es prudente hablar con un abogado o un contador que comprenda tu negocio antes de tomar decisiones finales sobre los tipos de cuentas que necesitarás.
2. Selecciona un banco o cooperativa de crédito que se ajuste a tu alcance.
En general, el banco que elijas debería tener un buen equilibrio de comodidad personal (es decir, que te guste utilizar sus servicios) y opciones de cuenta comerciales accesibles (como bajas tarifas y bonos de inscripción).
Debes considerar los siguientes factores al buscar opciones de cuenta bancaria comercial:
- Tasas de interés para todas las cuentas de ahorro, cheques y crédito.
- Ofertas introductorias.
- Tarifas mensuales y de mantenimiento.
- Requisitos mínimos de saldo.
- Número de “transacciones gratuitas” por tipo de cuenta.
- Opciones de retiro/deposito de efectivo en cajeros automáticos y en sucursales.
- Tasas de cambio de divisas y límites de monto.
- Opciones de banca en línea y móvil.
- Características adicionales, como integraciones de contabilidad, opciones de confianza para cuentas, etc.
Sin embargo, el factor más importante es seleccionar una solución que se adapte a tu sensación personal.
Dado que la mayoría de las cuentas bancarias comerciales ofrecen tasas y beneficios similares, tu decisión final a menudo dependerá más de la sensación que de hechos concretos.
Dicho de otra forma, si ignoras todos los números y te enfocas solo en la estética, el servicio al cliente y la proximidad a tu área local, ¿con qué banco o cooperativa de crédito quieres trabajar?
A menudo, este será el factor decisivo al elegir un banco.
3. Reúne la documentación necesaria para abrir la cuenta.
Este paso debería ser relativamente fácil, ya que la mayoría de los dueños de negocios tendrán acceso al EIN de su negocio y a otros documentos importantes.
Si aún no has solicitado un EIN con el IRS, puedes obtener uno de inmediato en línea.
Como mencionamos antes, estos requisitos pueden variar según la estructura de tu negocio y el banco con el que trabajas, por lo que puede ser una buena idea llamar con anticipación para asegurarte de tener toda la documentación necesaria.
4. Solicita la cuenta en línea o en persona.
La mayoría de los bancos te permiten abrir cuentas bancarias comerciales en línea, siempre que puedas demostrar adecuadamente los factores mencionados anteriormente.
En los casos en que el banco no pueda verificar tu identidad o tu conexión con el negocio a través de su portal en línea, es posible que debas visitar una sucursal en persona.
Un dato importante: los bancos están muy incentivados a ayudar a los dueños de negocios a abrir cuentas.
Por esta razón, llamar al banco y pedir ayuda si te atascas es una estrategia perfectamente válida para asegurarte de que todo esté configurado como deseas.
5. Deposita fondos y comienza a usar la cuenta.
Una vez que hayas configurado tus cuentas, puedes depositar tus fondos y comenzar a usar la cuenta como si fuera una cuenta bancaria normal.
De hecho, la única diferencia real es que solo el dinero de tu negocio entrará y saldrá de la cuenta (dado que el objetivo era evitar mezclar tus fondos).
6. Conecta la cuenta con cualquier software de terceros.
Finalmente, puedes tomar medidas para conectar tu nueva cuenta comercial a cualquier software de terceros que puedas usar para rastrear o gestionar tus finanzas.
Si eliges usar un servicio de procesamiento de pagos como Stripe o Square, debes comenzar con esos.
Sin embargo, asegúrate de no descuidar otro software importante, como cualquier solución de facturación u otras herramientas financieras que uses para gestionar tu negocio.
Preguntas Frecuentes sobre Cuentas Bancarias Comerciales
Se recomienda encarecidamente que hables con un abogado o un contador si tienes alguna pregunta sobre las cuentas bancarias comerciales.
¿Cuándo necesito una cuenta bancaria comercial?
Generalmente, el umbral en el que necesitas abrir una cuenta bancaria comercial es el mismo que el umbral para informar los ingresos de tu negocio al IRS.
Específicamente, si ganas más de $400 a $600 de tu negocio paralelo en un año calendario (o esperas ganar más de esta cantidad en el futuro), probablemente deberías abrir una cuenta bancaria comercial.
Mientras que los propietarios únicos y las sociedades pueden operar de manera informal hasta cierto punto, las empresas registradas como LLC y corporaciones deben abrir una nueva cuenta para conservar sus protecciones de responsabilidad limitada.
¿Qué documentación necesito para abrir una cuenta bancaria comercial?
En la mayoría de los casos, el banco pedirá un número de identificación fiscal (como un EIN) y varios documentos relacionados con el negocio y su propiedad.
Estos requisitos pueden variar según la estructura de tu negocio y el banco con el que elijas trabajar.
Por esta razón, debes revisar las páginas de información del banco para las cuentas que planeas abrir y ver qué documentación necesita el banco.
¿Cuál es la diferencia entre un banco y una cooperativa de crédito?
La principal diferencia es que un banco es una entidad con fines de lucro, mientras que las cooperativas de crédito generalmente no tienen fines de lucro y son de carácter comunitario o están orientadas a los miembros.
Esto significa que las cooperativas de crédito suelen tener mejores ofertas en tu área local, pero pueden tener dificultades para competir a nivel nacional en cuanto a conveniencia, cajeros automáticos y tecnología financiera.
Cuando se trata de cuentas bancarias comerciales, las cooperativas de crédito suelen ser preferidas debido a su mejor servicio al cliente y tarifas generales más bajas y gastos generales.
Sin embargo, las organizaciones más grandes pueden preferir abrir cuentas con bancos debido a los recursos adicionales y la estructura que ofrecen.
¿Qué es una cuenta de comerciante y qué hace?
Una cuenta de comerciante es un tipo especial de cuenta bancaria que da a una empresa acceso a los fondos recibidos a través de pagos con tarjetas de crédito y débito.
Sin embargo, las cuentas de comerciante tradicionales están pasando de moda debido a soluciones más rápidas y económicas que han surgido en los últimos años.
Como resultado, la mayoría de los nuevos negocios optan por usar soluciones de procesamiento de pagos en línea, como Stripe o Square, que combinan las funcionalidades de cuentas de Acomerciante y gateways (la tecnología que acepta compras con tarjeta de débito y crédito de los clientes) en una sola.
Específicamente, estos sistemas de procesamiento de pagos aceptan y enrutan los pagos a través de sus sistemas (en lugar de a través de una cuenta de comerciante separada) y luego depositan estos pagos directamente en la cuenta bancaria de tu elección.
Puntos Clave
Todos los negocios de buena reputación usan cuentas bancarias comerciales separadas para gestionar sus finanzas.
Las cuentas bancarias comerciales desempeñan un papel clave en el bienestar financiero y legal continuo de tu negocio.
Por esta razón, se recomienda encarecidamente que abras una nueva cuenta en el momento en que comiences a realizar transacciones o a mover dinero hacia y desde tu negocio.
Algunos puntos clave a tener en cuenta:
- Mantener separados tus activos personales y comerciales es una parte importante para mantener tus protecciones de responsabilidad limitada como propietario de un negocio.
- En general, necesitarás algún tipo de número de identificación fiscal y una prueba de que posees o puedes firmar en nombre del negocio antes de abrir tu cuenta bancaria.
- La mayoría de las empresas eligen abrir una cuenta de cheques y algún tipo de cuenta de crédito para su negocio.
- Si necesitas aceptar pagos con tarjeta de crédito o débito, necesitarás una cuenta de comerciante. Sin embargo, la mayoría de los negocios eligen opciones en línea como Stripe o Square en lugar de abrir una cuenta con su banco.
Si tienes alguna pregunta sobre el tipo de cuenta que necesitas o sobre qué prácticas financieras deberías seguir, te recomendamos encarecidamente que hables con un contador y un profesional legal sobre tu negocio.
Solo un individuo con experiencia en tu estado y jurisdicción local puede darte asesoramiento preciso sobre las mejores prácticas locales y lo que deberías hacer para alcanzar tus objetivos financieros.
Lecturas Adicionales
- “Doing Business As” (DBA) Registration in Virginia
- How to Get a Small Business License in Virginia
- How to Start a Business in Virginia: A 10-Step Guide
- Piercing the Corporate Veil and Virginia LLCs
- Virginia Limited Liability Company Taxes
