Cómo Iniciar una Nueva LLC en Virginia [Lista de Pasos]

Es relativamente fácil iniciar una nueva LLC en Virginia, y generalmente solo toma unas pocas horas de trabajo distribuidas en un par de semanas.

Si bien hay muchos caminos diferentes que puedes seguir, este artículo describirá en gran medida el método "fácil" que generalmente recomendamos a los emprendedores primerizos como una especie de lista de verificación para que puedan asegurarse de que están en buen camino.

Específicamente, los diez pasos que cubriremos son:

1. Elegir un nombre que cumpla con los requisitos establecidos por la Virginia SCC.
2. Designar un agente registrado y determinar tu oficina registrada.
3. Presentar tus artículos de organización de forma digital en el sitio web de la Virginia SCC.
4. Preparar un acuerdo operativo para tu nuevo negocio.
5. Obtener un EIN del IRS.
6. Abrir una nueva cuenta bancaria comercial usando tu EIN.
7. Adquirir los permisos y licencias necesarios para operar en tu ubicación prevista.
8. Asegurarte de seguir todas las mejores prácticas de la industria y las leyes de cumplimiento relevantes.
9. Comenzar las operaciones comerciales utilizando tu nueva cuenta bancaria.
10. Recordar renovar tu LLC cada año.

Ten en cuenta que este artículo no constituye asesoría legal y debes consultar con un abogado si estás buscando información sobre tu caso en particular.

En su lugar, este artículo simplemente explica los diez pasos básicos que, en nuestra experiencia, la mayoría de los emprendedores seguirán al comenzar su nuevo negocio.It's actually pretty easy to start a new LLC in Virginia, provided you follow the steps we outline below.

1. Elige un Nombre para Tu Negocio

El primer paso para registrar tu LLC en Virginia es elegir el nombre de tu empresa. Cuando elijas un nombre, asegúrate de que cumpla con los requisitos de denominación de Virginia.

La State Corporation Commission ofrece una lista completa de los requisitos de denominación de Virginia, por lo que es importante revisar estas pautas antes de comenzar.

En general, el nombre de tu empresa debe incluir la frase "compañía de responsabilidad limitada" o una abreviatura aceptable (LLC), y no debe incluir una palabra restringida como "banco", "abogado" o "ingeniero" a menos que cumplas con las calificaciones específicas para esas palabras.

No incluyas palabras o frases que puedan confundirse con agencias gubernamentales, como "Federal", "Departamento de Estado" o "FBI".

Además, debes realizar una Business Entity Search para tu nombre propuesto para asegurarte de que el nombre esté realmente disponible y no esté tomado por otro negocio.

Finalmente, te recomendamos verificar que el dominio web para tu nombre propuesto también esté disponible.

Si una búsqueda rápida en Google encuentra otro negocio que sea confusamente similar al tuyo o si tu nombre de dominio propuesto está tomado, puede que no sea prudente registrar un nuevo negocio bajo ese nombre.

2. Designa un Agente Registrado

Luego, necesitarás​ designar un agente registrado para recibir documentos legales en nombre de tu nuevo negocio.

A menudo, esto significa que debes actuar como tu propio agente registrado o contactar a un abogado de negocios que actuará como tu agente registrado en tu nombre.

El agente que designes debe cumplir ciertos requisitos. Específicamente, deben ser:

• Un residente de Virginia; o
• Una corporación autorizada para hacer negocios en Virginia.

Si eliges designar a un residente de Virginia como el agente de tu LLC, debe ser:

• Un miembro o gerente de tu LLC;
• Un miembro o gerente de una LLC que sea miembro o gerente de tu LLC;
• Un socio general de una sociedad limitada que sea miembro o gerente de tu LLC;
• Un fiduciario de un fideicomiso que sea miembro o gerente de tu LLC; o
• Un miembro del Colegio de Abogados del Estado de Virginia.

En resumen, si decides nombrar a un residente de Virginia como agente de tu LLC, deben estar afiliados a tu LLC como miembro o gerente mediante una de las extensiones indicadas anteriormente.

No importa a quién elijas como agente, deben tener una dirección física en la Mancomunidad de Virginia.

3. Presenta tus Artículos de Organización

ara registrar formalmente una LLC en Virginia, debes presentar los Articles of Organization ante la Comisión Estatal de Corporaciones de Virginia (SCC).

Puedes hacerlo en línea utilizando el Sistema de Información del Secretario de la Comisión Estatal de Corporaciones (CIS).

La solicitud pedirá el nombre de tu LLC, el nombre y la dirección de tu agente registrado, la dirección principal de tu LLC y las firmas de todos los organizadores.

La tarifa de presentación de este documento es de $100.

4. Prepara un Acuerdo Operativo

Aunque este paso no es técnicamente requerido en la Mancomunidad de Virginia, encontrarás que es valioso completarlo de todos modos.

Esencialmente, un acuerdo operativo es un documento interno que te ayudará a establecer cómo planeas manejar tu LLC.

Esto incluye los derechos y responsabilidades de todos los miembros y gerentes.

La razón por la que establecer un acuerdo operativo para tu LLC en Virginia es tan favorable es porque refuerza tu responsabilidad limitada al formalizar tu LLC como una entidad empresarial separada.

Si decides omitir este paso, ten en cuenta que las leyes predeterminadas de LLC de Virginia regirán cómo puede operar tu LLC.

5. Obtén un EIN

Luego, necesitarás​ contactar al IRS para recibir un Número de Identificación de Empleador (EIN).

Los EIN son números de nueve dígitos asignados a todas las empresas por el IRS con fines de identificación fiscal.

Piénsalo como tu número de seguro social para tu nuevo negocio.

Necesitarás un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, declarar y gestionar tus impuestos, y más, por lo que es fundamental obtener tu EIN lo antes posible.

6. Abre una Nueva Cuenta Bancaria Comercial

espués de recibir tu EIN, debes dirigirte a un banco que ofrezca servicios comerciales y open a new business bank account.

Asegúrate de canalizar todos los fondos comerciales a través de esta cuenta. Nunca mezcles tu propio dinero con el de tu negocio.

Mezclar tus activos personales con los de tu negocio se conoce como “perforar el velo corporativo”, y es una excelente manera de terminar siendo el responsable de cualquier pérdida o demanda incurrida por tu negocio.

Por esta razón, a menudo es prudente no solo abrir una nueva cuenta de cheques, sino también una nueva tarjeta de crédito comercial.

Además, contacta a un contador comercial y encuentra una manera de gestionar tus libros para marcar una clara distinción entre tus propios activos y los de tu negocio.

7. Adquiere los Permisos y Licencias Relevantes

Para operar en la mayoría de los condados y ciudades de Virginia, necesitarás adquirir una variedad de licencias y permisos, así como un seguro comercial, para demostrar que eres un establecimiento respetable.

Ten en cuenta que prácticamente todas las empresas de Virginia necesitarán algún tipo de licencia comercial para operar legalmente.

Para comenzar, contacta con el Departamento de Regulación Profesional y Ocupacional de Virginia para hablar sobre cualquier requisito de licencia que puedas tener.

También puedes consultar alguna información básica sobre este proceso en el sitio web de solicitud de la DPOR.

Debes tener en cuenta que Virginia no tiene una licencia única que abarque todos los tipos de negocios. 

En su lugar, debes solicitar un permiso o licencia diferente dependiendo del producto o servicio que ofrezcas, la estructura de tu negocio y el lugar donde operes.

Por ejemplo, los barberos en Virginia deben  completar un programa de capacitación y pasar un examen escrito y práctico.

De manera similar, Richmond requiere diferentes permisos basados en los bienes y servicios que ofrece tu negocio.

Debido a que muchas licencias comerciales locales se establecen por ordenanzas de la ciudad, estos permisos están a menudo sujetos a cambios en todo momento.

Asegúrate de verificar con tu gobierno local la información más actualizada sobre los requisitos que tu negocio necesita cumplir en esa área.

8. Compra un Seguro Comercial

Ahora, ten en cuenta que esto es una parte opcional pero bastante importante de todo nuevo negocio.

El seguro proporciona una red de seguridad para tu negocio, permitiéndote gestionar riesgos potenciales y hacer crecer tu negocio sin preocuparte por incidentes catastróficos.

Cuando inicias un nuevo emprendimiento, querrás asegurarte de que tu inversión esté a salvo adquiriendo el tipo adecuado de seguro.

Por ejemplo, todas las empresas de Virginia con dos o más empleados deben adquirir un seguro de compensación para trabajadores, tal como lo exige la ley de Virginia.

También se recomienda encarecidamente que adquieras un seguro de responsabilidad civil general y un seguro de responsabilidad profesional que se adapte a las necesidades de tu negocio.

9. Comienza las Operaciones

Una vez que hayas resuelto todos los asuntos mencionados, deberías estar listo para comenzar las operaciones.

Si tienes preguntas sobre la gestión o el mantenimiento de tu negocio, o si te preocupa el cumplimiento de las leyes empresariales en general, debes hablar con un abogado sobre tu caso.

A menudo, un abogado experimentado en leyes de negocios puede proporcionar ideas sobre cómo dirigir tu negocio de manera segura y eficiente, liberándote para que te concentres en los aspectos de marketing y ventas.

10. Renueva tu LLC Anualmente

Por último, asegúrate de pagar la tarifa de renovación anual para renovar tu LLC con la Comisión Estatal de Corporaciones de Virginia.

This fee is currently $50, and is due on the last day of the month in which the LLC was registered to transact business in Virginia.

For example, if you registered your business on March 14th, 2021, you must renew your LLC's registration by March 31st, 2022.